长宁县人民法院档案管理办法
第一章 总则
第一条 为加强法院档案工作，更好地为审判工作和其他工作服务，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《四川省〈中华人民共和国档案法〉实施办法》《人民法院档案工作规定》《四川省档案工作规范化管理办法》《全省法院档案工作规定》《宜宾市中级人民法院档案管理办法》等有关规定，结合工作实际，制定本办法。
第二条 档案工作是法院的一项重要基础性工作，是审判工作不可分割的组成部分。本制度所称档案是指在审判工作和其他工作中形成的对国家、社会和本机关具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录， 人民法院档案包括诉讼档案、文书档案、会计档案、基建档案等各种门类，以及声像档案、电子档案、实物档案等各种载体的档案。
第三条 在统一领导、分级管理的档案工作原则下，档案工作接受上级法院和同级档案行政管理部门的监督和指导。档案室应当将档案工作中的重大事项及时报上一级法院和同级档案行政管理部门。
第四条 将档案工作纳入目标考核，综合办公室负责检查考核各部门档案工作。
第五条 对在档案工作中成绩显著或者在档案研究方面贡献突出的部门和个人，给予表彰奖励。对违反档案法律、法规和有关规定造成重大损失的，应当视情节、后果给予相应处理。
第二章 组织管理
第六条 档案室职责
（一）贯彻执行国家档案管理的法律、法规和法院档案管理制度、业务规范和技术标准；
（二）制定本院档案工作制度，监督和指导本院各部门的文件积累和归档工作；
（三）集中统一管理本院档案，开发档案资源，提供档案查询利用；
（四）负责本院档案信息化工作，开展档案网络化服务。
第七条 应当根据档案工作的实际需要，配备政治可靠、责任心强、身体健康、大学以上文化程度，具有档案专业知识和一定法律知识的专职档案人员。
第八条 把档案工作人员交流、使用列入本院干部培养和选拔任用统一规划，为档案工作人员学习培训、挂职锻炼、交流任职等创造条件，不断提高档案干部队伍素质，优化干部队伍结构。
第九条 应当开展档案业务培训，促进档案规范化管理，负责各部门档案业务培训工作。
第十条 对接触有毒有害物质的档案工作人员，配备相应的防护用品，并给予一定的健康补贴。
第三章 基础设施
第十一条 应当保障档案基础设施的资金投入，为档案工作配备专用库房、办公室、整理室、阅览室、数字化处理用房等，且各类用房应当分开。
第十二条 为档案机构配备满足工作需要，保障档案安全的保管保护装具和办公利用所需设备设施：
（一）档案库房应当配备防盗门和防护栏等防盗设施，防磁柜、密集架、灭火系统、空气洁净屏、除湿机、吸尘器、空调、温湿度测控仪等保管保护装具，确保档案库房达到防火、防盗、防尘、防潮、防光、防高温、防有害生物、防有害气体等防护要求,以确保档案的安全；
（二）档案办公室应当配备计算机、复印机、扫描仪、照相机、刻录机、装订机等办公设备；
（三）阅览室应当安装摄像头，配备计算机查询终端、触摸屏、档案查询者身份识别仪等配套设备。
第四章 档案接收与整理
第十三条 在审判工作和其他工作中形成的具有保存价值的材料收集齐全，并规范整理和立卷：
（一）诉讼文书材料，全市法院实行归档结案制度后，书记员、结案审核人员、档案人员应落实《结案标准规范化的规定（试行）》和《关于进一步规范归档结案工作的通知》文件规定，熟悉“归档结案”制度的相关内容，掌握结案审核的标准，理解结案与归档环节相结合的操作方式和程序，保障结案信息真实、准确，并在规定时间内扫描完成并入库房保管。
（二）文书、声像、会计、基建、实物等文件材料由各部门内勤负责收集、整理、立卷。部门相关责任人检查归档材料是否齐全完整，部门负责人确认后移交档案室统一编排归档号保管。
第十四条 各类档案的形成部门负责对材料进行真实性、有效性和完整性的认定。
第十五条 应当在规定期限内向本院档案室移交档案，任何个人不得据为己有。同时具备电子档案和纸质档案的，应当同时移交与纸质档案对应的电子档案：
（一）诉讼档案在归档结案机制下，各承办人将案件移送诉讼服务中心（立案庭）点击结案时，纸质卷宗应同时移交诉讼服务中心（立案庭），由专人负责扫描、归档。移交诉讼文书材料时应当确保送达回证齐全，提起上诉案件，由原承办人在接到上诉状起3个工作日内，通知归档人员，归档人员在5个工作日内完成案卷归档并反馈承办人；其余案件在结案之日起1个月内完成卷宗归档；
（二）文书档案、声像档案、实物档案应当由本院各部门于次年6月底以前移交归档，部门相关责任人检查归档材料是否齐全完整，部门负责人确认后移交档案室统一编排归档号；
（三）会计档案，在会计年度终了后，可暂由本院财务部门保管1年。期满之后，原则上应由财务会计部门移交归档；
（四）基建档案由相关部门做好收集工作，在工程竣工验收后六个月内移交归档。
第十六条 各部门在移交档案时应当编制移交清单一式二份，由接收人和移交人逐一清点核对，双方在移交清单上履行签字手续，并注明交接年月日。移交清单由档案机构和移交部门各执一份，永久保存。
第十七条 档案室应当严格按照归档要求检查验收各类归档文件。发现不符合归档要求的，提出意见，并责成相关归档部门在15日内完成重新立卷整理或者补录修正。
第十八条 档案室对不按时或者不按要求归档的，应当及时督促归档，并定期通报归档情况。
第十九条 档案室应当根据《人民法院诉讼档案保管期限表》《文书档案保管期限表》等，准确划定诉讼、文书等各类档案的保管期限：
（一）诉讼档案的保管期限分为永久、定期，定期分为60年和20年；
（二）文书档案的保管期限分为永久、定期，定期分为30年和10年；
（三）声像、会计、基建、实物等专门档案应当按照相关规定执行。
第五章 档案保管与统计
第二十条 档案室应当根据档案的分类方案，对接收归档的档案进行分类编号，并根据不同的保管要求，分门类保管排架：
（一）诉讼档案按照案件类别、年度、一案一号的原则编号、排架，原则上按照档案号连续排列；某类别案件全年数量不多的情况下，档案号可以连续几年排列，不需要每年从第一号排列。
（二）文书档案按照年度—保管期限—机构（问题）或年度—保管期限分类排列，其他门类和载体的档案按照相应的办法和标准、规范，综合运用“保管期限”、“年度”、“机构（问题）”、“工程项目”等分类方法进行分类。不同门类和载体的档案分别排列；同一门类和载体的档案按分类方案进行排列。
1.文书类档案：按照国家档案局8号令以及《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）管理；
2.基建类档案：按照《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》管理；
3.会计类档案：结合法院工作实际，按照《四川省档案局 四川省财政厅 关于贯彻实施<会计档案管理办法>的意见》(川档发〔2017〕11号)管理；
4.声像档案：按照《人民法院声像档案管理办法》和《四川法院数码照片档案管理办法（试行）》管理；
5.实物档案：按照《实物档案整理规则（试行）》管理。
第二十一条 档案室应当建立档案安全保管规章制度，严格按照国家规定控制档案库房的温湿度。采取制作档案存放位置索引、档案标识牌及档案代卷卡等措施，保障档案实体严整有序。
第二十二条 档案室应当定期检查档案的安全保管状况，对破损、变质的档案及时修复或者作其他处理；应当每年清点档案的调出和归还情况，及时催收超调借期限的档案，防止档案丢失。
第二十三条 档案室应当建立规范的全宗卷，准确反映全宗管理的历史面貌。
第二十四条 档案室应当每年对档案的库存数量、收集立卷、提供利用、移交销毁等情况进行统计，建立各类档案统计台账。按要求及时向上一级法院和同级档案行政管理部门报送本院年度档案工作统计报表。
第六章 档案编研与利用
第二十五条 档案室应当主动开发档案资源，积极开展档案编研工作，通过报送相关档案信息，编研深层次、高质量的档案信息产品等多种形式，全方位为审判、社会提供档案信息服务。
第二十六条 档案室应当利用计算机、网络等现代管理技术，开展档案的网上利用，已实行数字化的档案原则上不再提供原件利用，电子档案不能满足工作需要时，经院领导审签同意后，再提供原件利用。
第二十七条 档案室应当建立档案利用制度，根据档案的保密等级确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，同时做好档案的利用登记工作，特别是填写《档案借阅单》。
（一）诉讼档案对内利用
1.上级人民法院可以查阅、调阅下级人民法院诉讼档案。在档案存放单位现场查阅的，持单位介绍信原件、经办人员工作证原件及复印件，可以查阅。需要将档案调离存放单位库房的，调阅单位应出具调阅函，经办部门收到调阅函后，填写《档案借阅单》并附上级法院调阅函复印件，经本部门负责人、档案部门负责人审签后，到档案室办理调阅手续，调阅的档案应当在6个月内归还，确因工作需要继续使用的，应当办理续借手续，续借时间不得超过3个月。
2.同级人民法院之间，持单位介绍信原件，经办人员工作证原件及复印件可以查阅、复制诉讼档案正卷有关内容，并填写《档案借阅单》。
3.本院干警调阅档案的，须持所在部门领导和档案部门负责人审签的《档案借阅单》，到档案机构办理。借阅的档案应当在6个月内归还，确因工作需要继续使用的，应当办理续借手续，续借时间不得超过3个月。
（二）诉讼档案对外利用
1.案件当事人持身份证或者其他有效身份证明(当事人是法人的，应持法定代表人身份证明、工商登记证明复印件)，可以查阅、复制诉讼档案正卷有关内容。
2.律师持执业证、律师事务所介绍信、当事人授权委托书、当事人身份证明复印件，可以查阅、复制诉讼档案正卷有关内容。
3.其他诉讼代理人持身份证或者其他有效身份证明、当事人授权委托书、当事人身份证明复印件，可以查阅、复制诉讼档案正卷有关内容。
4.纪委监委、公安局、检察院等持单位介绍信、经办人员工作证、单位分管领导同意查阅档案的手写签字证明可以查阅、复制正卷内容。因特殊工作需要确需查阅副卷内容的，应经档案部门分管领导签字同意；需复制副卷内容的，应经档案部门分管领导和案件承办部门分管领导签字同意。
法院档案机构应当优先将电子诉讼档案提供利用，逐步实现诉讼档案的电子版本代替原件提供利用，并且电子诉讼档案能够满足工作需要时，一般不再提供纸质原件。
确实因为电子档案不能满足工作需要而调阅诉讼纸质卷宗的，应同时具备调卷单位分管领导手写签字并加盖单位印章的《调卷单》，档案部门负责人、档案部门分管领导手写签字的《档案借阅单》，调卷经办人员工作证三个材料。其中《档案借阅单》应包含案由、案件号、档案号、总卷数、调阅卷数、每卷页数、预计归还时间、实际归还时间、档案部门负责人审核、分管领导审批、法院经办人员签字等栏目。
按照规定，外单位调阅诉讼卷宗的时间为3个月，特殊情况需办理续借手续，且连续调阅期限不得超过6个月。逾期未还的，档案管理人员须及时进行催还。
（三）文书档案利用
1.本单位各部门或个人因工作需要查阅、复制文书、声像、会计、基建等非诉讼档案的，需经本部门负责人和档案部门负责人同意。
2.外单位或者个人因特殊情况需查阅、复制法院文书、声像、会计、基建等非诉讼档案的，需持单位介绍信、本人有效身份证明，经档案部门负责人和分管领导批准同意。
3.文书档案一律不调离本院。
第二十八条 其他未在本办法体现的借阅利用规定，严格按照《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）《人民法院诉讼档案管理办法》办理。涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私和可能造成不良社会影响、后果的档案，在提供利用前应当由相关部门进行审查，严格限制利用范围。
第二十九条 利用法院档案，应当遵守档案利用的相关规定，不得擅自抄录、复制、拆封、抽取、勾画、污损、涂改。
第三十条 档案室应当做好档案利用登记工作，将档案利用登记表、查档单位和个人提供的相关证件等材料按照年度整理，作为资料永久留存续。
第三十一条 法院借调干部、实习生不得查（借）阅法院档案。法院工作人员退休、调离、辞职或者变动工作岗位时，应当经档案机构清查档案归还情况后，方可办理离岗手续。
第七章 档案销毁与移交
第三十二条 应当用全面的、历史的、发展的观点对保管期限届满的各类档案进行鉴定，准确地判定档案的存毁，严格按照不同门类档案的要求开展销毁工作，不得随意销毁档案，不得销毁保管期限未届满的档案。法院诉讼档案的销毁工作按照最高人民法院相关规定、四川省《全省法院诉讼档案鉴定销毁工作暂行规定》执行。
第三十三条 经鉴定确定销毁的档案，应当进行数字化扫描备份。
第八章 信息化建设
第三十四条 应当将数字档案室、档案信息化建设列入本院信息化建设整体规划，从人力、物力、财力上统筹安排，推进档案采集、加工、存储数字化和利用网络化，实现档案数据库资源的共享。
第三十五条 开展档案数字化时，应当建立并实施档案数字化加工制作、加工流程及说明、项目管理、现场管理、数据保密、加工场地安全管理等规章制度。
第三十六条 应当根据结合实际情况，组织人员或者采用外包的形式对档案进行集中数字化扫描加工。采用外包服务的方式，必须选择具有涉密资质的公司进行合作，并签署保密协议。
第三十七条 档案数字化扫描加工应当符合以下加工安全要求：
（一）加工人员和档案工作人员在交接档案时，应当制作、填写档案交接登记表，并履行签字手续；
（二）数字化加工电脑不得与互联网、局域网等相连，以确保数据安全；
（三）定期对加工电子数据进行备份及可读性检测；
（四）存储服务器应当采用相对严格的安全访问机制和高强度的安全技术手段，并定期对服务器的运行状态进行检查。
第三十八条 在完成档案数字化工作后，应当组织验收领导小组对档案数字化的图像质量、条目录入质量、数据挂接质量、数据库导入质量等进行验收。未经档案数字化质量验收或者验收不合格的，不得进行项目竣工验收。
第三十九条 应当按照国家规定建立档案信息管理系统安全保密防护体系，定期开展档案信息网络安全检查，保障档案信息网络系统的操作安全、接入安全、运行安全和应用服务安全。
第九章 法律责任
第四十条 下列行为之一的，根据《中华人民共和国档案法》对行为人依法给予追责；构成犯罪的依法追究刑事责任：
（一）损毁、丢失档案的；
（二）擅自提供、抄录、公布、销毁档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖档案的；
（五）将档案卖给、赠送给外国人或者外国组织的；
（六）不按规定归档或者不按期移交档案的；
（七）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；
（八）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。
第十章 附则
第四十一条 本办法由长宁县人民法院党组负责解释。
第四十二条 本办法自2021年8月31日起实施。